Wie Logistikunternehmen ihre Fahrer-Kommunikation und Auftragsverwaltung optimieren

Der Erfolg jedes Logistik- und Transportunternehmens steht und fällt mit der reibungslosen Kommunikation zwischen Disponenten und Fahrern. Warum SMS, WhatsApp & Co. die optimale Lösung für mehr Effizienz und Umsatz sind.

Ingo Cada2023-02-22

Lesezeit: 5 Minuten

Warum ist ein reibungsloser Informationsaustausch in Transport & Logistik so wichtig?

Effiziente Kommunikation zwischen Disponenten und Fahrern ist entscheidend für den Erfolg jedes Logistik- & Transportunternehmens. Missverständnisse können nicht nur zu Auftragsverlusten und unzufriedenen Kunden führen – Verzögerungen durch schlechte Kommunikation können dem Ruf eines Unternehmens langfristig schaden.

Gute Kommunikation verbessert wiederum die Arbeitsmoral Ihrer Mitarbeiter und führt zu finanziellen Vorteilen wie kürzeren Zykluszeiten und Reduktion der Kraftstoffkosten Ihrer Flotte durch Routenoptimierung.

Die Nutzung von Textnachrichten in der externen Logistik ist eine einfache und günstige Möglichkeit, um zu verhindern, dass Fehlkommunikation Kosten verursacht und dem Erfolg im Wege steht. Doch über welche Nachrichten-Kanäle können Unternehmen ihre Fahrer – neben der klassischen SMS – am besten erreichen?

Die beliebtesten mobilen Messenger-Apps weltweit, Stand Januar 2022, basierend auf der Anzahl der monatlich aktiven Nutzer (in Millionen).

Mit SMS & WhatsApp erreichen Logistik- und Transportunternehmen Fahrer sicher & effizient

Praktisch jeder Fahrer hat ein SMS-fähiges Mobiltelefon und benutzt im Alltag Messenger zur Kommunikation. Die hohe Verbreitung und Akzeptanz von SMS und WhatsApp bietet Disponenten einen Kanal, auf dem sie Fahrer jederzeit sicher erreichen. Der individuelle oder automatisierte Versand personalisierter Nachrichten kann dabei meist – DSGVO-konform mittels einer API – in bestehende Transport Management Systeme integriert werden. Die Nutzung mobiler Kommunikationskanäle vereinfacht die Verwaltung von Fahrer-Konversationen enorm und ermöglicht den Disponenten stets den Überblick zu behalten. Das ist besonders wichtig, damit in der Disposition die richtigen Entscheidungen getroffen werden können, um eine optimale Auftragsabwicklung zu gewährleisten.

Alle Konversationen werden zentral im TMS gespeichert und sind jederzeit abrufbar. So können die Disponenten im Dienst immer auf alle laufenden Unterhaltungen zugreifen und diese fortführen.

Für mobile Nachrichten spricht auch der Lärm an Autohöfen, Laderampen und Autobahnen. Dort können klare Zwei-Wege-Gespräche mit einem Handy zu einem echten Problem werden. Und in vielen Fällen ist schlechte Kommunikation schlimmer als gar keine Kommunikation.

Wenn Disponenten und Tourenplaner absolut sicher sein müssen, dass ihre Nachricht klar verstanden wird, sollten sie nicht anrufen, sondern stattdessen eine WhatsApp-Nachricht oder SMS senden, auf die Fahrer einfach antworten können. So wird gleichzeitig dokumentiert, was besprochen wurde.

Welche Vorteile bieten SMS und WhatsApp für Fahrer und Spedition

Es muss meist keine zusätzliche App installiert werden. Der gewohnte Messenger kann einfach auch für die Kommunikation mit dem Arbeitgeber genutzt werden. So werden die Fahrer über ihre bevorzugten Kanäle in die laufenden Logistik-Prozesse eingebunden.

Per WhatsApp können Fahrer ganz einfach Nachrichten, ihren Standort oder Dokumente vom Smartphone an die Disposition übermitteln. Das spart Nerven & Zeit, die die Fahrer für den Transport nutzen können. Ein weiteres Plus: Dank der Möglichkeit multimediale Elemente wie Standort-Daten, Dokumente, Bilder, Videos und mehr per WhatsApp zu verschicken, können Speditionen ihre Fahrer – besonders dann, wenn diese erst vor kurzem „eingestiegen“ sind – z. B. mit Tutorial-Videos unterstützen. So lassen sich viele Fragen zu Bedienung und Wartung der Fahrzeuge schnell und einfach (er)klären.

SMS bieten den großen Vorteil, dass sie sogar ohne Internetempfang ankommen. Denn unterwegs ist die Netzabdeckung nicht immer optimal. Für besonders dringende Mitteilungen ist SMS daher der Kanal der Wahl. Zum Beispiel für:

• Kurzfristige Touren- & Routen-Updates

• Dringende Warnmeldungen

• Bestätigungen

• Vertrauliche Informationen (SMS sind an das Empfangsgerät gebunden)

• Und mehr …

Auch die Tourenoptimierung ist ein wichtiger Faktor für Kosteneinsparungen. Hier ist der reibungslose Austausch mit den Fahrern entscheidend. Wenn Tourenplaner kurzfristige Routenänderungen mitteilen müssen, um zum Beispiel die Tourenanzahl zu reduzieren, muss diese Nachricht zeitnah und sicher beim Fahrer ankommen. Das ist besonders wichtig, da unzureichende Kommunikation und fehlende Anweisungen immer wieder Gründe für Unzufriedenheit unter den Fahrern sind.

Weitere Beispiele, wie Messaging im Bereich Transport & Logistik – über die Auftragsverwaltung und Fahrer-Kommunikation hinaus – auch eingesetzt werden kann, finden Sie im Blog: Effizienz steigern in Logistik & Transport mit mobiler Kommunikation.

Flotten-Telematik: Auch Reifen können SMS schreiben

Ein spannender Anwendungsfall ist auch die Verbindung mit internen Systemen der Fahrzeuge, wie z. B. der Reifendruck- und Temperaturkontrolle. Werden diese Daten per Telematik übermittelt und über- oder unterschreiten einen festgelegten Wert, kann vom System automatisch eine SMS an den Fahrer oder Fuhrparkleiter übermittelt werden. Das verbessert die Sicherheit und senkt u. a. den Dieselverbrauch und damit Kosten.

Warum und wie sollten Anbieter von Transport Management Systemen mobile Nachrichten einbinden?

Ganz klar: Sie bieten ihren Kunden die bereits genannten Vorteile und sind ein Argument für ihre Software. Transport- & Logistikunternehmen, Disponenten, Fuhrparkleiter und Fahrer profitieren von besonders einfacher, bequemer und übersichtlicher Kommunikation.

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Quellen SMS: Reichweite, Öffnungsgeschwindigkeit, Antwortquote.

Über den Autor

Ingo Cada ist bei LINK Mobility Experte für die Logistik- & Transportbranche und weiß genau, wie gute Kommunikation zwischen Unternehmen, Disponenten, Fahrern und Kunden funktioniert und welche Vorteile sie bringt.

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